グルキャス案件 · AYmandY様 · 業務フロー設計

業務フロー設計 叩き台

作成日：2026-08-26（4回目Mtg当日） 最終更新：2026-08-26 実装反映 次回Mtg：9月10日 14:00

本日の4回目Mtgで、キャスティングチーム（現場担当）に同席いただき、実業務フローの棚卸しを行いました。この設計書は、そこで見えた業務の実態と決定事項をもとに、Lark移行後の設計をまとめたものです。設計案にとどまらず、当日中に着手・実装できたものはその場で反映しています。

01本日決まったこと

02現状の業務フロー（棚卸し結果）

現状は複数のスプレッドシートを手作業でつなぐ運用になっており、ほぼ全工程が属人的です。

工程現状のやり方負荷
ピック インフルエンサーはマリコさんの「インフルエンサー分析表」（Excel手入力）、レビュアーは「レビュアー調査表」（食べログのピックアップ口コミ選出）で判定 1人開くと他が使えない
重複確認 同一アカウント×店舗の重複はNG（レビュアーは期間問わず／インフルエンサーは1年以上空ければOK）。グレー日付の実績表を目視確認 目視
実績管理 キャスティング管理表 → 来店実績一覧 → 各種一覧へ手作業で移植・目視入力。クライアント向け一覧もアナログ作成 1件2〜3時間
進捗管理 目標（例：月80キャスティング）に対する進捗を、クライアント別／全体グロスの2種類のスプレッドシートで手入力管理。連動なし 二重入力

03グルキャス様の実際の手順（社内メモより）

Base内に残っていたグルキャス様ご自身のメモ（FAQ／キャスティング手順）を確認しました。上の棚卸しと同じ内容を、実際に使っているスプレッドシート名で追えるようにしたものです。

  1. 中旬あたりから次月のキャスティングを動き始める
  2. スプシのタブをコピペして来月分を作成（店舗以外の情報を削除。店舗担当が変更の場合は追加・削除）
  3. インフルエンサーは分析表を見て直近の指標を確認。レビュアーは調査票を見て🔴がついてる人を確認 「分析表」が、今回Baseに取り込んだ└インフルエンサー全体分析／全体分析にあたります
  4. 過去に行っていないかを既存インフルエンサー・レビュワー名簿で確認しながら名簿ピックアップ
  5. キャスティング管理表に記入して案件送付（Lステップから送付）。ステータスの変更もここで行う
  6. 目標数に対して声かけ、進捗管理を議事録・キャスティングミーティングに入力。◯月キャスティング進捗表にも日別で記録
  7. 実績を2026年全店舗予約一覧にコピペする
  8. 既存インフルエンサー・レビュワー名簿に、行った実績を目視で入力する
  9. 分析表に個別で管理しているインサイトデータを手入力する

店名を揃えるための手作業今も手作業

中身同メモには、来店・予約管理／2026年全店舗予約一覧／口コミスコア／インフルエンサー全体分析／店舗マスタの5箇所すべてで「店名を【操作可能】店舗マスタと完全一致させてからコピペする」という手順が明記されていました
つながりこれはまさに店舗名エイリアスで自動化しようとしている作業そのものです。「本日追加で整備したもの」で見つかった一致率46%の課題も、この手作業が今なお必要になっている裏返しです

04設計① レビュアー／インフルエンサーマスターの一元化

「同じ人の情報がどこにあるか分からない」状態を、アカウントIDを軸に1箇所へ集約します。

備考欄の一元化実装済み

背景クレーマー気質・NG・アレルギー等の個別メモが画面ごとに分散していた
やったことレビュアーマスターに「備考」欄を新設し、来店・予約管理側にも自動表示されるよう連動（lookup）を設定。さらにLステップの個別メモから実データを流し込み済み（詳細は次項）
現状入力箇所は統一済み・実データ42件反映済み。記号・色の意味（NG者の記載ルール）は、グルキャス様側でご検討中（下記「確認をお願いしたいこと」参照）

種別変更の月次履歴設計案

背景レビュアー→インフルエンサーへの切替時に、過去実績が上書きされてしまうと分析ができなくなる（給与の時給変動と同じ考え方が必要）
設計案レビュアーマスターに「日付」フィールドを追加済み。毎月1回、種別・状態のスナップショットを別レコードとして自動生成し、「その月時点でどちらだったか」を履歴として残す
日付スナップショットを作成した月（yyyy/MM/dd）
種別（当時点）その月時点でのレビュアー／インフルエンサー区分
元レコードへのリンク現在のマスターレコードとの紐付け
要検討月次コピーは自動化（Base workflow）で組む想定ですが、自動で動く仕組みを追加する前に、生成タイミング・コピー先の運用を実務メンバー様と最終確認してから有効化します

05設計② 重複チェックの強化

現状（前回までに実装済み）稼働中

できること来店・予約管理で店舗名とレビュアー（アカウント）を選択入力すると、過去と重複する組み合わせを「重複」ラベルで自動検知。マスターからの選択式のため、スプレッドシートのコピペのような表記ゆれが起きない

今回出た改善案一部制約あり

背景「重複」ラベルはあるが、一覧の中で目立たず見落としがある
設計案重複時・備考欄が空でない時の色分け表示（例：黄色＝重複）。行頭マーク案も出ましたが、色判断で対応する方向
確認結果セル・行の背景色を条件で自動的に変える機能は、Lark Baseの外部連携の仕組み上サポート対象外と判明。色分け自体は現状のAPIでは実装できません
代替案重複した組み合わせ同士を紐づけるリンク項目（親レコード）は用意済み。色の代わりに「重複だけを集めた専用ビュー」で一覧性を確保する方向でご相談したいです

06設計③ Lステップ CSV連携

アレルギー等の個別メモを取り込む実装済み

背景Lステップの個別メモ（アレルギー等）は現状Lステップ側にしかなく、キャスティング時に確認できていない
方針照合キーはアカウント名ではなくアカウントID（不変）を使う（名前・URLは変わり得るため）
下準備取り込んだ生データ1,311件は列名が生の項目IDのままだったため、実際の項目名（フリガナ・Instagramユーザーネーム・個別メモ 等14項目）に付け替え。ヘッダー行がデータに紛れ込んでいた1件も除去
結果個別メモが入っていた141件のうち、Instagramユーザーネームでレビュアーマスタと照合できた42件を備考欄へ反映済み
残課題残り99件はレビュアーマスタに該当者が未登録のため保留（新規キャスティング時に統合）。今後週4〜5人増える新規登録分の取り込み頻度は確認事項Q4で相談中

07本日追加で整備したもの

4回目Mtgの直後、実際に使われているスプレッドシート由来のデータをBase内で確認し、手を加えました。

インフルエンサー分析表への店舗名自動読み替え実装済み

背景マリコさんの「インフルエンサー分析表」を取り込んだ新しいテーブル（4,823件）に、以前作った店舗名の自動読み替え（略称→正式名称・エリア・業態・平均予算）がまだ設定されていなかった
やったこと既存の「└インフルエンサー全体分析」と同じ仕組みを新テーブルにも設定
現状店舗名の一致率は46%（既存テーブルは72%）。今回追加された表記ゆれ分の店舗名エイリアス整備が今後必要です

分析テーブルの重複要確認

見つかったこと「└インフルエンサー全体分析」（4,673件）と、本日新しく取り込まれた「全体分析」（4,823件）が、ほぼ同じ内容で2つ存在しています
要確認どちらを正として使うか（古い方をアーカイブするか）は削除を伴う可能性があるため、判断をお願いしたいです（下記Q6）

08設計④ 進捗ダッシュボード

レポート4区分の自動集計設計案

区分案件送付数／日程調整（インフルエンサー）／日程調整（店舗）／決定　＋　キャンセル
設計案来店・予約管理の「ステータス」選択肢を見直し、ステータスが変わるたびに件数が自動で数え上がる形にする
要確認現在の「ステータス」は日程調整が1区分のみ。インフルエンサー／店舗を分けるかは、下記の確認事項でご相談したい点です

目標達成率の可視化設計案

イメージ日次で入力するだけでリアルタイム集計・複数月の推移が見られる形（過去に作った整骨院事例のダッシュボードと同じ考え方）
要精査現状の進捗指標（決定率47.41%等）は数式変更が続いており、ダッシュボード化の前に数値の正しさを確認します

09グルキャス様に確認をお願いしたいこと

こちらは弊社では決められない、現場運用に関わる部分です。

10今後のスケジュール

11資料リンク